Gửi hoá đơn đầu vào qua hộp thư email tự động
Tổng quan#
Mục đích: Việc gửi hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp qua email vào phần mềm là giải pháp tối ưu để thay thế các thao tác nhập liệu thủ công rườm rà. Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thông tin, hạn chế rủi ro sai sót và gia tăng hiệu quả quản lý, lưu trữ chứng từ đầu vào một cách khoa học và nhanh chóng.
Các bước thực hiện#
1. Xác nhận địa chỉ nhận mail#
Vào Menu Hệ thống. → Hộp thư nhận HĐ mua vào.
Sao chép chính xác địa chỉ email này để cung cấp cho người bán hoặc tự chuyển tiếp mail.
Lưu ý
Đối với trường hợp người dùng có nhiều mã số thuế thì bắt buộc phải sao chép chính xác địa chỉ nhận mail tương ứng từng mã số thuế.
2. Cách gửi Mail để hệ thống tự động đọc dữ liệu#
- Đối tượng: Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi thẳng vào địa chỉ nhận mail hoặc bạn dùng email cá nhân để Forward (Chuyển tiếp) lại.
- Định dạng tệp đính kèm: Hệ thống ưu tiên đọc tệp XML (đây là tệp chứa dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử). Bạn cũng nên đính kèm cả bản PDF để tiện đối chiếu.
- Đối với trường hợp mail không đính kèm xml: thì chỉ cần phần nội dung mail có đường dẫn tra cứu, mã tra cứu/mã tìm kiếm thì AI của eVS sẽ tự động tra cứu thông tin hoá đơn và tải về cả XML và PDF.
Lưu ý
Mỗi email chỉ được dùng để xử lý một hóa đơn duy nhất. Vì vậy, quý khách vui lòng chỉ đính kèm tối đa một tệp XML và một tệp PDF trong mỗi thư gửi đi. Nếu gửi quá nhiều hóa đơn trong một email thì hệ thống sẽ báo lỗi. (*).
3. Kiểm tra kết quả trên hệ thống#
Đối với các mail đã đọc hóa đơn thành công, bạn vào Menu Ứng dụng. → Hộp thư.
Chọn mail cần kiểm tra kết quả, sau đó nhấn vào biểu tượng xem hóa đơn
Các kết quả trạng thái xảy ra khi xử lý mail:
| Kết Quả | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thành công | Đọc hóa đơn thành công |
| Trùng HĐ | Hóa đơn đã tồn tại trên hệ thống |
| Đang xử lý | Đang xử lý mail |
| Lỗi | Có thể do tệp XML không hợp lệ hoặc email gửi sai định dạng |